Vos patients écrivent le soir. Arlay leur répond et prend le rendez-vous.

Pourquoi vos patients écrivent au lieu d'appeler

Pour un patient, écrire au cabinet est plus simple qu'appeler. Il n'a pas besoin de tomber sur les horaires d'ouverture, il peut poser sa question en deux lignes pendant la pause, et il garde une trace de la réponse. L'enquête TIC de l'ANRT le confirme : en 2024, 79 % des utilisateurs de smartphone au Maroc échangeaient chaque jour des messages écrits par une application comme WhatsApp, contre 75 % en 2019.

Le problème, c'est que ces messages arrivent à toute heure, et que le cabinet ne peut y répondre qu'aux siennes. L'assistante gère déjà le téléphone, l'accueil, l'encaissement et la stérilisation des instruments entre deux patients. WhatsApp passe en dernier. Le patient, lui, a souvent écrit à deux ou trois cabinets du quartier. Celui qui répond le premier, avec un prix clair et une date, prend le rendez-vous.

Ce que les patients demandent, et à quelle heure

D'un cabinet à l'autre, on retrouve les mêmes messages. En voici une journée type, à titre d'illustration :

• 7 h 40 : « Bonjour, vous faites le blanchiment ? C'est combien ? »
• 12 h 55 : « Salam, wach 3andkom blassa lyoum ? Bent dyali kaydirha dersa. » (Une maman cherche une place le jour même pour sa fille, qui a mal à une dent.)
• 19 h 30 : « Combien coûte un implant chez vous, tout compris ? »
• 21 h 15 : « Mon fils a 12 ans, le dentiste dit qu'il lui faut un appareil. Vous faites les gouttières transparentes ? »
• 23 h 50, numéro en +33 : « Je rentre au Maroc le 3 août pour trois semaines, je voudrais faire deux couronnes. C'est possible sur mon séjour ? »

Trois de ces cinq messages arrivent cabinet fermé. Le matin, ils attendent sous une vingtaine d'autres, et la réponse part vers 10 h, quand elle part. Le patient du soir a eu le temps de recevoir la réponse d'un autre cabinet.

Comment Arlay traite une demande de rendez-vous

Arlay est branché sur le numéro WhatsApp Business de votre cabinet. Il lit chaque message dès son arrivée et répond dans la langue du patient : français, darija écrite en lettres arabes ou latines, arabe, anglais, espagnol. Pour une demande de rendez-vous, il procède comme le ferait une bonne assistante.

1. Il comprend le besoin : contrôle, détartrage, douleur, implant, orthodontie, esthétique du sourire.
2. Il donne le prix ou la fourchette que vous avez validés, en dirhams, et explique ce qui fait varier le tarif. Il ne cite jamais un prix qui ne figure pas dans votre catalogue.
3. Il propose deux ou trois horaires réellement libres dans votre agenda Google, en tenant compte de la durée de l'acte et du praticien concerné.
4. Il inscrit le rendez-vous, envoie la confirmation avec l'adresse, et demande un acompte si vous l'avez prévu pour ce type de soin.
5. Il envoie un rappel la veille et une heure avant, avec l'acte, l'heure, le prix et l'adresse.

Une douleur aiguë, un traitement anticoagulant, une grossesse, une question sur la pertinence d'un soin : Arlay ne donne pas d'avis. La conversation est signalée au praticien dans la boîte de réception, avec un résumé, ou l'IA se met en pause le temps qu'un humain réponde.

Combien de patients partent ailleurs ?

Faisons le calcul pour un cabinet type, avec des hypothèses prudentes. Les chiffres ci-dessous sont illustratifs : remplacez-les par les vôtres.

Et ce total ne compte pas les soins que ces patients auraient faits les années suivantes, ni les proches qu'ils vous auraient adressés.

Rappels et acompte : moins de fauteuils vides

Un rendez-vous pris par message, sans rappel ni engagement, est un rendez-vous fragile. Le patient oublie, se trompe de jour, ou a réservé dans deux cabinets et n'ira qu'à un seul. Le fauteuil reste bloqué, l'assistante et le praticien sont là, et la demi-heure est perdue.

Les rappels ont fait leurs preuves. La revue de Hasvold et Wootton (Journal of Telemedicine and Telecare, 2011) conclut que les rappels par téléphone ou par message réduisent les rendez-vous non honorés d'environ un tiers. La revue Cochrane de 2013 (Gurol-Urganci et al.) montre que les rappels par message améliorent l'assiduité avec un effet comparable à celui des appels, pour un coût bien moindre.

L'acompte, lui, change l'état d'esprit du patient. Pour une pose d'implant, une séance longue ou un patient qui réserve depuis l'étranger, quelques centaines de dirhams réglés à l'avance transforment une intention en engagement. Vous décidez des soins concernés et du montant. Et quand un patient annule, Arlay propose l'horaire libéré aux patients en liste d'attente.

Les patients de la diaspora, l'été

Chaque été, les Marocains résidant à l'étranger rentrent en nombre : l'opération Marhaba en a accueilli plus de 4,06 millions entre le 10 juin et le 15 septembre 2025. Beaucoup en profitent pour se faire soigner, et préparent leurs rendez-vous des semaines à l'avance, le soir, depuis la France, la Belgique ou l'Espagne.

Ces patients veulent savoir si tout peut se faire pendant leur séjour. Arlay leur propose les horaires libres sur leurs dates, enchaîne les séances selon les règles que vous avez fixées (par exemple, consultation et radio le premier jour, soins ensuite), demande un acompte, et leur envoie des rappels dans leur langue. Toute question sur la faisabilité d'un traitement en si peu de temps reste l'affaire du praticien.

Ce qu'Arlay ne fait pas

• Il ne pose aucun diagnostic et ne donne aucun conseil médical.
• Il n'invente ni prix ni délai : il ne cite que ce que vous avez validé.
• Il ne transcrit pas les messages vocaux. Il traite les messages écrits, y compris en darija.
• Il ne remplace pas votre logiciel de cabinet : il réserve dans votre agenda Google. Si votre agenda vit dans un autre logiciel, parlons-en pendant la démo.
• Il ne remplace pas votre assistante : il la décharge des messages répétitifs pour qu'elle se consacre aux patients présents.

Et DabaDoc, et mon logiciel de cabinet ?

Un annuaire en ligne comme DabaDoc vous rend visible auprès de patients qui cherchent un dentiste et leur permet de réserver sur la plateforme. Un logiciel de gestion de cabinet tient vos dossiers, votre facturation et, souvent, un module de réservation en ligne. Arlay ne fait ni l'un ni l'autre : il s'occupe des patients qui écrivent directement sur votre WhatsApp, parce qu'ils vous connaissent déjà ou qu'ils vous ont trouvé sur Google Maps ou Instagram. Les trois peuvent cohabiter.

Mettre Arlay en place dans votre cabinet

1. Vous nous donnez votre liste de soins et de tarifs, avec les fourchettes et ce qui les fait varier.
2. Vous connectez votre agenda Google et précisez les durées d'actes et les praticiens.
3. Vous choisissez les règles : soins soumis à acompte, délais de rappel, questions à transmettre systématiquement.
4. Vous réglez le ton, langue par langue : vouvoiement en français, formules de politesse en darija.
5. Arlay est branché sur votre numéro WhatsApp Business actuel, et vous suivez les premières conversations depuis la boîte de réception.